公務員懲戒委員會議決書 104 年度鑑字第 13001 號
被付懲戒人 陳豐義
上列被付懲戒人因違法失職案件經監察院送請審議本會議決如下
主 文
陳豐義申誡。
事 實
甲、監察院移送意旨：
壹、案由：監察院秘書長陳豐義指示並核定辦理「監察院調查案 件檔卷清理計畫」，就監察院已歸檔之未逾保存年限及永久 保存之調查案及行政案卷逕予抽除並銷毀；亦除未確實監督 屬員之依法執行外，尚催促銷毀進度及數量，致監察院檔案 1,654 卷之調查案卷部分內容不當銷毀後，因未列銷毀內容 清冊致無從查考，嚴重違反檔案法破壞國家檔案制度，並損 及監察院監察制度之正常運作，核有嚴重違失。貳、違法失職之事實與證據：
被彈劾人陳豐義於 98 年 11 月間至 100 年 12 月 16 日 期間，違反檔案法，濫權指示所屬，焚燬監察院已歸檔之未 逾保存年限及永久保存之調查案及行政案卷達 161.5 公尺 ，銷毀檔案內容達清理檔案 38.8％ ，致監察院檔案 1,654 案之調查案卷部分內容銷毀後無從查考，其違法濫權事證如 下：
一、檔案法第 12 條第 1 項規定「定期保存之檔案未逾法定 保存年限或未依法定程序，不得銷毀。」第 2 項規定「 各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄， 送交檔案中央主管機關審核。經檔案中央主管機關核准銷 毀之檔案，必要時，應先經電子儲存，始得銷毀。」第 2 條檔案之定義為「各機關依照管理程序，而歸檔管理之文 字或非文字資料及其附件。」其施行細則第 2 條說明： 「本法第 2 條第 2 款所稱文字或非文字資料及其附件 ，指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其 附件，包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照 片、錄影（音）、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀 、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品。」此為 檔案法所明定。
二、監察院（下稱本院）調查案件檔案之保存年限曾經歷多次 修訂，自 85 年 12 月 23 日以迄 99 年 2 月 25 日之 調查報告檔案（含調查報告及案卷）及彈劾、糾舉、糾正 案件檔案（含案文及案卷）俱屬永久保存。而自 99 年 2 月 26 日迄今，本院彈劾案文、糾舉案文、糾正案文及調 查報告為永久保存；所提彈劾、糾舉之調查案卷，為二十
年；提糾正及其他調查案卷則為十五年。綜上，本院自 85 年 12 月 23 日以迄 99 年 2 月 25 日所有調查、 糾彈案之檔卷為永久保存，及尚未屆保存年限，依法均不 得清理銷毀。
三、被彈劾人除歷任經濟部國防部等重要行政職務外，自 82 年 2 月 1 日至 84 年 9 月 23 日隨第二屆監察院長 陳履安擔任本院秘書長，又於 97 年 8 月 1 日隨第四 屆王建煊院長再任本院秘書長，當深知檔卷對本院調查及 糾彈案件之重要性，被彈劾人卻於 98 年 11 月 12 日指 示陳前副秘書長吉雄召開會議計畫清理檔案。於次日陳報 會議紀錄簽陳中說明欄註記「依鈞長 98 年 11 月 12 日 上午指示辦理」，（附件一）「監察院改進公文歸檔作業 會議紀錄」於主席報告開頭，亦記明「轉達秘書長上午指 示」可知，陳前副秘書長吉雄亟欲對此作為表明意見釐清 責任。觀該項紀錄全文係針對「爾後歸檔時」之規範。惟 被彈劾人於同年月 18 日批示「2.檔案之歸檔，焚燬應積 極辦理，沒有辦不成的事，短期內執行；3.將檔案整理工 作視為重點工作辦理。」顯見陳前副秘書長吉雄與被彈劾 人之意見不同，所謂「檔案整理工作」並未執行未有結果 。陳前副秘書長吉雄次年即屆齡退休。所謂「檔案整理工 作」再次提出並開始執行，迨在 100 年 6 月，名稱從 「改進公文歸檔作業」易為「監察院調查案件檔卷清理計 畫」。
四、99 年 12 月 31 日監察院修正「監察院檔案管理要點」 。其第三條規定檔案為「本院各單位及總發文人員，每日 應將已結案或已發文之稿件連同相關文件，逐案彙齊，備 妥歸檔清單，送檔案管理單位點收。…」亦即檔案管理單 位點收之文件即為檔案。其三十二條規定：「已屆滿保存 期限之檔案，由檔案管理單位繕造檔案銷毀目錄，送原業 務承辦單位表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者 ，應簽註延長年限及理由；該銷毀目錄併同銷毀計畫，送 交檔案中央主管機關核復同意後，簽報權責長官核准，會 同有關單位派員監毀。」其三十三條規定：「已銷毀之檔 案，應分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄，註 記核准銷毀之文號及銷毀之日期；其有微縮、電子或其他 方式儲存之紀錄者，並應附註其編號，但全卷銷毀者，其 案卷目次表得免註記。」「監察院檔案管理要點」修正於 被彈劾人擔任監察院秘書長任職期間，檔案之銷毀必須（ 1） 屆至保存年限、（2） 必須編列目錄、（3） 交檔案 中央主管機關核復同意、（4） 簽報權責長官核准，以及
（5） 微縮、電子或其他方式儲存。此管理要點係被彈劾 人在先前交付陳前副秘書長吉雄所完成，100 年 6 月推 動檔案之焚燬，被彈劾人當對此規定，無法推諉不知。 五、100 年「監察院調查案件檔卷清理計畫」內容及執行情形 ：
（一）100 年 6 月 9 日，監察院秘書處奉指示簽擬「監察 院調查案件檔卷清理計畫」（下稱清理計畫，附件二） ，並簽會監察調查處、各常設委員會等單位。嗣於同年 月 17 日由被彈劾人核定。復於 100 年 8 月 10 日 ，秘書處再簽報被彈劾人核定，修正清理計畫。依「計 畫目標」，其主要工作係就監察院已歸檔於庫房之檔卷 （以調查案件為主），抽除被認為無歸檔價值之冗贅資 料。次於「作業方式及流程」載有：「所抽除之資料中 ，認仍有參考價值者得斟酌掃描成電子檔留存，並燒錄 乙份，放置與媒體保存袋中併卷留存」。本案原以「檔 案清理」為用語，「檔案法」中對檔案「清理」有一定 之定義，即「指依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限之 檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷毀或 移轉，或為其他必要之處理。」嗣因院內承辦工作同仁 堅決反對，於「監察院調查案件檔卷清理專案作業處理 單」上以「清理人」為名於表格下緣簽名，秘書單位驚 覺檔案法中之清理並非「監察院調查案件檔卷清理計畫 」所稱之清理。若依法執行僅可「銷毀」逾保存年限之 檔案，無法達成被彈劾人核定之目標，遂又改稱為並無 法律依據且違反檔案法之「去化」。清理工作遂將該處 理單下緣簽名之「清理人」改為「協助檢視者」（附件 三），日後且將清理改稱去化。去化乃為被彈劾人及秘 書處稱呼抽除銷毀之行為之用語，以下姑以去化名之。 所謂「去化」實係抽除本院「未逾保存年限及永久保存 檔案」中之「處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料 及其附件」並將之銷毀之行為。
（二）被彈劾人多次在簽核中指示應迅速辦理，因而將本院保 存於各檔案庫已歸檔之檔案集中於禮堂，並命調查處調 查人員以「協助檢視者」身分，將渠等認為無保存價值 者以「夾子」標出，旋即由工讀生抽出「焚燬」，因調 查處修習法律背景之同仁質疑這種作法違反檔案法至為 明確，並激烈反對，拒絕接受指令前往禮堂「協助」抽 除銷毀檔案，乃有 100 年 8 月 1 日被彈劾人以監 察院秘書長名義函請檔案管理局解釋檔案清理。函文最 末有「經權衡性質、重要性後，認適宜轉化為微縮或電
子檔存儲，復斟酌典藏空間成本、效益，認為必須，則 單就附件進行清理似符法制。」（附件八－1 ）惟檔案 清理工作自始至終未將一份檔案轉為電子存儲。 （三）同年月 8 日檔案管理局函覆略以：（一）保存年限不 得回溯判定；（二）已歸檔案卷部分附件重複歸檔，或 因特殊事由需重新檢討歸檔附件內容，應衡酌案情完整 性、未來行政稽憑及法律信證之需要…由業務承辦人員 逐件檢視重行歸檔，並修正相關目錄資料（三）除經微 縮電子或其他方法儲存，不宜單就附件部分報請本局銷 毀。（附件八－2） 且以微縮或電子檔存儲轉化為前提 。（附件九）因此，保存年限確定、附件重複需承辦人 逐件檢視、製作目錄、報請檔案管理局同意銷毀諸點， 函覆明甚。惟檔案管理局函覆顯與被彈劾人之期望不符 ，乃於同年月 19 日二次發函，復對「年代久遠」、「 特殊事由」、「附件檢還」等事項再度詢問。9 月 13 日檔案管理局再次函覆，略以：（一）年代久遠必須辦 理檔案鑑定；（二）保存年限不得回溯判定；（三）保 持檔案案情之完整性，自不得無故逕行自原案卷中抽除 部分內容請衡酌維持案情完整性，以符合未來行政稽憑 及法律信證之需；（四）各機關「提供」之書籍、影本 資料經重行檢視，確定不予歸檔，請依相關規定或本於 權責處理；（五）監察院配合國家檔案徵集計畫。 （四）惟查，早在檔案管理局二次函覆之前，自 8 月 26 日 起已奉被彈劾人之命，開始執行檔案抽除銷毀之工作， 清理人員上班日全日投入清理外，假日並全力配合，來 院加班。惟協查人員仍不配合第一階段清理之調查案卷 1,313 件，至 9 月 2 日僅完成 231 案。秘書處迫 於無奈，乃於 9 月 3 日上簽，為配合作業之人員請 領專案加班。被彈劾人竟對原計畫至 101 年 4 月 30 日完成之執行，不能滿意，退稿重簽。（附件四－ 1） 秘書處復於 9 月 15 日再次上簽，推估需至 101 年 5 月底，始能完成。被彈劾人再退簽稿，責付秘書 處「黃處長坤成依 19 日中午所談作法重擬」（附件四 －2） 被彈劾人實質指揮檔案之抽除銷毀，斑斑可考。 （五）毋論適用法律存有疑慮，監察院執行同仁激烈反對，函 請檔案管理局解釋尚未回覆，即已命所屬逕自執行。且 強力督促執行，將原訂 100 年 9 月 1 日起至 101 年 4 月底止之計畫，強力推動，提前至 100 年 8 月 26 日即已開始執行，至當年 12 月 16 日，即提前 四個半月完成。基於何種理由，致被彈劾人急欲銷毀檔
案，至如此迫切之程度？於今案卷既已焚燬，且無清冊 可供「行政稽憑及法律信證」，單以清除之數量，實難 以判斷其緣由。
（六）秘書處所執行檔案之銷毀未遵檔案管理局兩度來函之內 容，（一）違反「保存年限不得回溯判定」；（二）違 反「不得無故逕行自原案卷中抽除部分內容」；（三） 違反「除經微縮、電子或其他方法儲存，不宜單就附件 部分報請本局銷毀」（四）違反「抽除部分內容請衡酌 維持案情完整性，以符合未來行政稽憑及法律信證之需 」；（五）即使有因「各機關提供之書籍、影本資料經 重行檢視，確定不予歸檔」亦未依檔案管理局所指出前 列諸點注意並維持案情完整性，符合未來行政稽憑及法 律信證之作為。且檔案管理局所稱各單位「提供」之書 籍、影本資料，非指單位來函之附件，此觀諸本案約詢 檔案管理局人員所稱「不得單就公文附件去除」甚明（ 附件九），自當不得任由承辦人自行決定非屬檔案法適 用對象予以銷毀。監察院兩次刻意以「定期保存中之『 附件』」與「行文檢送之『附件』資料（例如書籍、影 本資料等）」之文字函請檔案管理局解釋，檔案管理局 在前述諸點，均詳言檔案之「附件」不得無故逕行自原 卷中抽出部分等語，獨對監院之提問刻意避開「附件」 二字，而以「各機關『提供』之書籍、影本資料」說明 。監察院秘書處檔案科在二度發函後與檔案管理局石科 長幾度電話連繫，檔案管理局明知來電之意圖，面對監 院重大壓力仍機巧回復，檔案管理局其堅持與用心藉此 可明。猶有甚者，「監察院調查案件檔卷清理專案作業 處理單」未有負責任之清理人，僅有「協助檢視者」。 「協助檢視者」未必為檔案管理局所認定之承辦人，更 無簽請權責長官核可之過程，未有銷毀內容之清冊，遑 論曾經評鑑，違反檔案管理局兩度來函之內容，至為顯 著。
（七）「檔案清理」於 100 年 8 月 18 日經被彈劾人核定 ，執行期間親自過聞其事，事後並對聽命執行之人員按 「去化」卷數及「去化」厚度論功行賞，足徵被彈劾人 立意「抽除銷毀」本院調查糾彈案卷。被彈劾人違反「 檔案法」事證明確。
六、於 100 年 12 月 27 日監察院秘書處就清理計畫辦理情 形等事宜，簽請秘書長於 101 年 1 月 4 日鑒核，該 簽之附件「檔案清理統計表」詳載清理計畫之執行情形略 為：總清理件數 1,654 件，去化長度 161.5 公尺，平
均檔卷去化比例為 38.8％ （附件四－3） 。復經整理監 察院秘書處 101 年 8 月 21 日處台秘檔字第
1010930863 號函所附之各案去化長度一覽表，將各案之 去化比例予以歸納整理（附件五），發現去化案件於監察 調查處成立前（監察院第二屆監察委員任期）立案調查計 126 案、監察調查處成立後（包含第二、三屆監察委員任 期）立案調查計 1,297 案，及本屆監察委員任期立案調 查計 214 案。又去化比例達 90％ 以上案件合計 22 件 （附件六）。詳閱其中，多有調查案件檔卷之公文僅有函 文而缺乏附件資料之情形。對清理計畫執行時，遭去化資 料如何處理，詢據監察院秘書處相關人員表示已逕行銷毀 ，並未作成電子儲存，亦無清冊，現已經無法稽核去化之 內容。（附件七）查監察院曾就該計畫之疑義，二度去函 檔案管理局請求釋疑，並經該局二次函復，（附件八－3 、八－4） 然被彈劾人不待檔案管理局函覆（附件八－4 、四－2） ，不遵檔案管理局之函覆意旨，肆意執行檔案 銷毀。違法情節明確，造成之損害嚴重。因檔案去化至少 造成現今續查中，有關核能電廠、結構債、國營事業社會 回饋金、國土保全等案件原有檔卷無法利用。甚至有移送 法務部之案件，經地檢署來函調卷，無法提供原調查資料 之窘境。監察院依法歸檔之檔案，事關憲法保障監察委員 獨立行使之職權，且密切關係人民權益。依法尚有政府資 訊公開之法定要求，以應糾彈案件或調查報告相關人及社 會大眾之查考。
七、本案調查委員約詢被彈劾人時，渠辯稱，所有計畫均曾徵 詢檔案管理局意見。被彈劾人雖表示：「處理過程產生疑 義，經專案小組開會決議簽報函詢檔案局，秘書長必須尊 重」、「檔案局說有問題我尊重，但同仁多次表示依原則 辦理，且清理過程確實沒有人跟我反映有問題」；惟查： （一）102 年 1 月 7 日詢問檔案管理局相關人員（附件九 ），相關詢答內容略以：
1.檔案徵集組副組長涂曉晴表示：「剛剛講到未屆保存 年限的檔案可否作清理，事實上有機關報來的檔案未 屆保存年限的，我們也都是不准。…」。
2.檔案徵集組組長謝焰盛表示：「（問：舉例而言，以 你們所謂的清理，把公文頭留著，附件清掉，或是甲 、乙機關都函復，但是附件相同，清掉其中一份，這 樣可以嗎？）不行，這個不符。在點收時所說的附件 重複，是同一份公文多份歸檔，而甲、乙機關都函復 有附件，都應予歸檔。」
3.檔案徵集組科長石樸表示：「因為監察院 8 月 1 日的來文時，前提是會作微縮及電子存檔」、「而監 察院 8 月 1 日來函說的，並提到剛剛前提說微縮 、電子儲存等，是否可行，所以才會有前開 8 月 8 日的函復。」、「第二個方式是檔案鑑定…」。 （二）對該清理計畫的適法性及何以二度函詢檔案管理局？為 何未依函詢檔案管理局時所附之前提條件，先進行微縮 及電子儲存？亦未依檔案管理局所函復程序進行，被彈 劾人則辯稱：「這些案件簽辦及執行細節問題」；對於 該計畫之責任歸屬則稱：「行政管理本應分層負責，本 案處理程序並設有專案小組，過程嚴謹」、「本案處理 過程，本人非常重視，組成專案小組並會簽各單位表示 意見，惟執行期間並沒有人向我表示問題，專案小組及 簽報過程均無意見表達，實在無從處理」等語。（附件 十）
參、彈劾理由及適用之法律條款：
一、「檔案法」規定：
（一）第 2 條第 2 項：「檔案：指各機關依照管理程序， 而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。」
（二）第 9 條：「檔案得採微縮或其他方式儲存管理，其實 施辦法，由檔案中央主管機關定之。依前項辦法儲存之 紀錄經管理該檔案之機關確認者，視同原檔案。其複製 品經管理該檔案機關確認者，推定其為真正。」 （三）第 12 條 1 至 3 項：「定期保存之檔案未逾法定保 存年限或未依法定程序，不得銷毀。各機關銷毀檔案， 應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主 管機關審核。經檔案中央主管機關核准銷毀之檔案，必 要時，應先經電子儲存，始得銷毀。」
二、「檔案法施行細則」規定：
（一）第 6 條第 1 項第 6 款：「清理：指依檔案目錄逐 案核對，將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保 存檔案，分別辦理銷毀或移轉，或為其他必要之處理。 」
（二）第 13 條第 1 項第 1、第 2 款：「各機關檔案有下 列情形之一者，應辦理檔案保存價值鑑定；…：一、因 修訂檔案保存年限區分表，認有必要者。二、辦理檔案 銷毀、移轉或應用產生疑義或發生爭議者。」
三、公務員服務法第 20 條規定：「公務員職務上所保管之文 書財物，應盡善良保管之責，不得毀損變換私用或借給他 人使用。」
四、「監察院檔案管理要點」規定：
（一）第 32 條：「已屆滿保存期限之檔案，由檔案管理單位 繕造檔案銷毀目錄，送原業務承辦單位表示意見，各單 位認有延長保存年限之必要者，應簽註延長年限及理由 ；該銷毀目錄併同銷毀計畫，送交檔案中央主管機關核 復同意後，簽報權責長官核准，會同有關單位派員監毀 。」
（二）第 33 條：「已銷毀之檔案，應分別於檔案銷毀目錄及 案卷目次表等有關目錄，註記核准銷毀之文號及銷毀之 日期；其有微縮、電子或其他方式儲存之紀錄者，並應 附註其編號，但全卷銷毀者，其案卷目次表得免註記。 」
五、本件檔案管理局二次函釋，經詢該局人員答覆內容可知， 監察院 100 年檔案清理計畫就未逾保存年限及永久保存 之檔案，不得清理或抽除銷毀；不得回溯變更保存年限； 不得單就檔案附件報請銷毀；附件如考量檔案保管空間及 使用需要，得將檔案微縮、電子或其他方式儲存而調整原 件之保存年限。
六、退萬步言，即使有已歸檔案件經確認部分附件重複歸檔， 需重新檢討歸檔附件內容之情事，亦必至少存留一份附件 。檔案管理局二次函釋，彰彰明甚。本院檔案清理計畫所 去化檔卷僅留有條碼之文件，而抽除所有之附件，案卷甚 至去化達 90％ 以上。以被彈劾人強力主導檔案清理計畫 之情形，自執行至完成，為時長達半年餘，若諉為不清楚 執行細節，其誰能信。
七、本件 100 年檔案清理計畫所去化檔卷，分屬本院第二、 第三及第四屆監察委員任期間立案調查之調查案卷，絕非 監察行政機關得以行政作為清理調查案卷之檔案或去化其 內容者。況依本院調查檔卷保存年限之規定，俱屬永久保 存或未逾保存年限之檔卷，依上開「檔案法」第 12 條第 1 項規定，不得銷毀。復查該清理計畫，既未先辦理檔案 保存價值鑑定，亦未如該計畫所規劃，以微縮、電子儲存 方式轉換儲存形式，逕行對未逾保存年限及永久保存之檔 卷進行去化，且所去化之檔卷內容，查有就附件去除而單 留公文函文之情形。對去化之檔案內容，未列去化清冊。 將去化檔案內容逕行抽除銷毀，而致無從查考。諸多尚在 承辦之案件亦無從了解既已獲得之資料與以往本院之立場 。並有前經本院糾彈移送法務部偵辦之案件，因檔卷之銷 毀無法支應法務部之調卷。
八、被彈劾人明知調查報告均係監察委員依憲法授權，獨立行
使監察權，進行調查所作成。然如此重大清理計畫既未徵 詢委員意見，亦未提報院會報告或討論，甚而未見簽奉院 長同意，即於 100 年 6 月 17 日即由被彈劾人逕行核 定，違失至明。檔案清理過程中承辦人要非無疑，有二次 函詢檔案管理局之事實可知，惟在檔案管理局明白指出已 屆保存年限之案卷以微縮及電子儲存為前提下，或辦理評 鑑為方法，列冊報准，方得為檔案之清理。被彈劾人明知 法律規定，仍執意要求屬員逕行調查案卷之抽除銷毀。被 彈劾人違反檔案法規定，未依檔案管理局函復之方式進行 ，要求清理檔案。嗣後又諉稱「分層負責」、專案小組及 簽報過程均無意見。推諉卸責，極不可採，違法失職，至 為明確。
九、依公務員服務法第 20 條「公務員職務上所保管之文書財 物，應盡善良保管之責，不得毀損變換私用或借給他人使 用。」檔案不得銷毀為公務人員基本認知。被彈劾人為監 察院秘書長，非但應以身作則，尚且需監督所屬維護檔案 之完整。被彈劾人竟推動檔案違法之「焚燬」，居心實難 理解。公務員保守檔案完整之責非僅一卷一冊；即使一頁 ，亦不得任意銷毀。被彈劾人竟領導所屬銷毀達 161.5 公尺，銷毀部分占清理檔案總數 38.8％ ，其責任何言不 重。
十、本案調查期間諮詢第三屆專長法律之委員表示：調查案件 之案卷，屬於委員依據憲法獨立調查案件之一部，監察院 行政人員無權未經委員同意抽除檔卷其中之部分；本院歷 來重視檔案制度，建置至今未見重大缺失，驟然進行抽除 銷毀檔案，無法理解，更屬非法；銷毀檔案必須屆滿保存 年限，非經列冊、報檔案管理局完成評鑑，不得任意銷毀 ，亦為法所明定。
綜上，檔案不得任意銷毀為公務人員基本認知，非但詳載「 公務員服務法」、「檔案法」及「檔案法施行細則」。監察 院並有「監察院檔案管理要點」，為被彈劾人所主持修訂。 被彈劾人豈能諉為不知。本案之執行均經被彈劾人所屬簽報 ，經被彈劾人親核。甚至與原簽意見不符而退件，或另為批 示。執行方案受監察院調查處同仁質疑其適法性，而兩次以 秘書長身分發函檔案管理局諮詢意見，檔案管理局亦以秘書 長為對象回覆被彈劾人。具見被彈劾人明知任意銷毀檔案非 法所許，猶執意推行，致有調查案件內容去化後無從查考。 自交付研議始，以至貫徹執行，終底提前完成，論功行賞， 莫不親自介入，被彈劾人辯解盡屬遁詞。復諉稱分層負責， 意圖脫責，不可採信，尤見其不知悔過，至不可取。
被彈劾人之肆意妄為，破壞國家檔案制度，並損及本院監察 制度之正常運作，違法失職至為顯著。核與公務員服務法第 1 條、第 5 條及第 7 條之規定有違。爰依憲法及監察法 之規定，提案彈劾，移請公務員懲戒委員會審議。肆、附件書證（均影本在卷）：
一、98 年 11 月 13 日秘書處簽陳秘書長鑑閱「本院改進公 文歸檔作業會議紀錄」。
二、100 年 6 月 9 日秘書處簽陳秘書長鑒核該處「監察院 調查案件檔卷清理計畫」、100 年 8 月 10 日秘書處依 檔案管理局函復修改「監察院調查案件檔卷清理計畫」簽 陳秘書長鑒核。
三、監察院調查案件檔卷清理專案作業處理單。 四－1、 100 年 9 月 3 日秘書處簽陳秘書長「為檔案清理 專案相關配合作業人員專案加班事」。
四－2、 100 年 9 月 15 日秘書處二次簽陳秘書長「為檔案 清理專案相關配合作業人員專案加班事」。
四－3、 100 年 12 月 27 日秘書處簽陳秘書長鑒核為該處「 監察院調查案件檔卷清理計畫」辦理情形相關事宜。 五、清理計畫調查案件去化比例統計表。
六、清理計畫去化比例達 90％ 以上之調查案件檔卷項目表。 七、101 年 10 月 5 日本院詢問筆錄。
八－1、 本院 100 年 8 月 1 日秘台秘檔字第
1000930741 號函。
八－2、 檔案管理局 100 年 8 月 8 日檔徵字第 1000003885 號函。
八－3、 本院 100 年 8 月 19 日秘台秘檔字第 1000930843 號函。
八－4、 檔案管理局 100 年 9 月 13 日檔徵字第 1000004302 號函。
九、102 年 1 月 7 日本院詢問筆錄。
十、102 年 1 月 25 日本院詢問筆錄。
乙、被付懲戒人陳豐義申辯意旨：
第 1 次申辯意旨：
申辯人前後服公職近 50 年，為人一向正直誠懇、愛人如己 、於公清廉自持、嚴守法規、謹守分際、戮力從公、愛護部 屬，從無踰越，不敢說有功於國家，但至少午夜夢迴時，回 首公職路，絕對對得起臺灣人民、無愧於心。97 年 8 月 再度接任監察院秘書長一職，仍一本初衷，報效國家，在監 察院建置現代化之機制，確保監察院的威信，其中包括延續 推動監察院原有之「檔案歸檔制度化」計劃。監察委員辦案
本應客觀、公正、廉明，不料本案調查委員竟漠視既存的客 觀事實及檔證資料，任意以預設、臆測、揣想、斷章取義之 方式，羅織罪名，極盡汙衊侮辱之能事，必欲除之而後快， 濫用權力至此，令人無限痛心。謹依貴會 102 年 7 月 9 日臺會議字第 1020001419 號通知，提出申辯如下：壹、監察院歷年之檔案歸檔作業未建立制度，遲未上軌道，與法 院或檢察機關已有行之多年的完整制度，無法相提並論： 法院、檢察機關案卷歸檔，據瞭解係由承辦書記官負責整理 ，例如告訴狀、指揮書、偵查審判筆錄、答辯書及證據資料 等等，皆須逐一編碼、造具目錄、裝訂成冊，結案後送檔案 管理單位點收後歸檔管理。
但監察院之案卷，因機關屬性及結構不同，陳情人經常一次 影印多份陳情書或資料分送 29 位委員，調查期間陳情人續 訴時，亦然。再者，監察院調查案件經常由多位委員共同調 查，不僅協查人員自行蒐集之資料須影印準備多份供委員及 其他協查人員參考，被調查機關或個人也會在不同階段重複 檢送多份相同之資料，甚至與本案無關資料。上開資料包括 書籍、雜誌、圖表…包羅萬象，以致案卷龐雜凌亂。而承辦 人員歸檔時，因事務繁重，無暇詳細檢視整卷，且均未編寫 頁碼，即送檔案科。而檔案科人少事雜（歸檔、整卷、調卷 量大），僅以文號點收，未能檢查夾雜、重複或冗餘資料， 成為監察院多年來檔管之常態。此從監察院數次召開檔案小 組會議研商歸檔原則，並要求單位主管宣達周知（如後述） ，及自 101 年 5 月 1 日起規定，承辦人公文歸檔須編 寫頁碼（證 1），可資證明。
貳、監察院檔案整理作業之過程：
一、監察院檔案歸檔作業因過去未建立機制，以致無保存必要 及價值之檔卷資料冗贅龐雜，必須加以「清理」（整理） ，去蕪存菁，乃申辯人 97 年 8 月 1 日上任前，已客 觀存在之事實，至少有以下事證可稽：
（一）89 年 4 月 11 日監察院第三屆第 15 次院會，趙委 員榮耀、尹委員士豪、呂委員溪木於院會以臨時討論事 項，提案「檔案法業經公布並即將施行，本院檔案管理 須能因應該法相關規定，並確實運用現代資訊科技，以 微縮影片與光碟方式儲存檔案，俾利永久保存及應用之 需要。」其中說明欄五特別提到：
「…本院欲朝現代化檔案管理邁進，亦應加強檔案『清 理』工作，俾免無保存價值之檔案過度充斥，徒耗公帑 ，例如調查案卷之歸檔，是否界定於派查函、審定之調 查報告原稿、機關復函、結案資料等為限，調查過程中
之相關資料，如已詳載於調查報告，則不再重複列入檔 案，以資精簡。」（證 2）
（二）在上開院會當時張委員富美曾發言表示： 「個人有一次在院裡借調某案的資料，一看有兩尺高的 文件，嚇了我一大跳，看了以後，才知其中重複的太多 。例如續訴的資料，每次從電腦列印，一出來就有好多 ，多次續訴下來，就厚厚的一疊，有些陳情人一封信給 院長，一封給副院長，同樣的信也給所有的委員，我發 現：這些信通通可以在電腦列印出來。因此，重複續訴 的一定要先篩選過，否則，本院花很多錢用在光碟之類 的，我認為不值得…。千萬要避免保存內容重複的卷宗 ，如何去蕪存菁應有一個準則，希望大家好好來研究。 」（證 2）
（三）當日監察院院會即決議：組專案小組就檔案去蕪存菁， 建立標準化、系統化之作業程序。當日院會決議：「交 秘書處籌設專案小組，就本院檔案如何去蕪存菁，建立 標準化、系統化之資料保存與管理規範及作業程序，以 及運用現代資訊科技儲存檔案等目進行研究；並對檔案 法施行後，本院相關法規應如何因應，加以研討。」。 （證 2）
二、依上開決議監察院於 89 年 4 月 26 日成立「本院因應 檔案法實施相關作業專案小組」，由前副秘書長陳吉雄召 集，進行下列專案小組會議：上開專案小組會議自 89 年 5 月 8 日起至 91 年 12 月 11 日止，共召開 10 次， 分別就監察院歸檔作業、檔案管理制度、檔案數位掃描等 多項議題進行討論，其中有關調查案卷檔案管理暨歸檔作 業部分，分別於 89 年 5 月 8 日、6 月 8 日、7 月 28 日及 90 年 1 月 11 日的 4 次會議中討論，並做 成決議，謹臚陳如下：
（一）89 年 5 月 8 日專案小組第 1 次會議（證 3）： 討論事項第一案「本院檔案管理現存問題分析及本小組 今後應探討之重點」，其中（二）「問題二及分析」指 出：「為避免無保存價值之檔案資料過度充斥，浪費檔 案藏存空間且增加未來製作光碟或微縮之成本，故加強 本院檔案『清理』，以去蕪存菁，勢不可免。惟查本案 尚有下列問題待討論：1.應否規定調查報告歸檔文件之 內容？2.同一檔案內無保存價值之重複資料可否剔除？ 由誰認定？由誰執行？…」。另會議「問題四及分析」 並提及檔案清查及源頭減量兩項工作。上開會議決議（ 三）：「為使未來本院儲存之檔案能去蕪存菁，以避免
檔案儲存空間不足問題，請各單位就業務職掌範圍提供 意見，於兩週內送檔案科連同該科意見彙提下次會議討 論。」
（二）89 年 6 月 8 日專案小組第 2 次會議（證 4）： 討論事項第二案：「有關本院以往歸檔檔案常有無保存 價值資料附卷現象，應如何規範？」，決議略以：「請 秘書處就各單位提供意見，再蒐集詳細資料，研訂原則 後，提下次會議討論」。
（三）89 年 7 月 28 日專案小組第 3 次會議（證 5）： 討論事項第一案「本院以往歸檔檔案常有無保存價值之 資料附卷現象，應如何規範？」決議略以：
「以下文件因不具保存價值，免予歸檔：
1.與本院職權行使無直接關係並已刊登公報之行政院暨 所屬各部會函送之一般法令。
2.同一案件內容完全相同之文件或重複之副本、影本； 惟內容相同之人民書狀，委員有核簽意見部分，仍應 保留。
3.無時效性且非屬掛號之機關來函信封。
4.各單位間傳閱文件或臨時事項之通報。
5.調查案件蒐集之資料，與調查案件無關，不具參考或